Когда возможно использование подписи факсимиле?

Подпись факсимиле: на каких документах можно ставить, а где нельзя

В современных деловых взаимоотношениях очень часто применяют подпись факсимиле. Но для уверенности в том, что ваш документооборот соответствуют действующим нормативно-правовым актам, нужно точно знать, на каких типах документации такой тип подписи допускается, а на каких неприемлем.

Запомните, что факсимильная подпись допускается к применению только на документах, подписание которых не возлагает на подписывающего человека материальную ответственность.

Договора с контрагентами

Использование факсимиле в договорах применяется довольно часто. Но есть один нюанс. Стороны договора в обязательном порядке должны предварительно заключить письменное соглашение об использовании факсимильных подписей. В нем должны находиться образцы личных подписей лиц, которые уполномочены заключать контракт.

Если этот принцип не выполняется — заключенный таким образом контракт будет не действителен. Значит, при решении любых спорных вопросов в судебных инстанциях, с виновной стороны будет невозможно потребовать никаких штрафов и материальных средств, покрывающих убытки.

Бухгалтерские и налоговые документы

Принципы оформления бухгалтерской документации утверждаются Министерством Финансов. Нормативно-правовые акты разрешают подписывать первичную документацию:

  • лично;
  • подписью факсимиле;
  • другим механическим или электронным способом.

Но кассовые и расчетные документы заверять, используя факсимильную подпись факсимиле не разрешается.

Использование факсимиле на бухгалтерских и налоговых документахПомните, что способ заверки разрешенных документов внешнего применения с использованием факсимильной подписи, должен быть записан в контракте, приложении к нему или в дополнительном соглашении. Также там должен находиться перечень документов, в которых может использоваться факсимиле. Только таким образом подпись факсимиле будет иметь ту же юридическую силу, как и поставленная собственноручно.

Но есть случаи, когда при оговоренных принципах применения факсимильной подписи в дополнительных соглашениях, судебные инстанции признавали эти документы недействительными.

При документообороте, используемом для внутреннего пользования, регламент заверки его факсимиле должен быть оговорен в приказе или распоряжении. Директор предприятия обязан собственноручно подписывать все первичные бухгалтерские документы.

Официально на государственном уровне не запрещено заверять налоговые документы с использованием факсимиле. Но по этому поводу постоянно ведутся судебные споры. Поэтому, во избежание конфликтов с налоговыми органами, все-таки советуется на налоговых документах подписываться собственноручно.

Налоговые накладные должны быть подписано собственноручно лицом, уполномоченным налогоплательщиком осуществлять продажу товаров, работ или услуг, и быть заверены печатью.

Налоговые декларации

Так как субъекты хозяйствования и государство не заключают между собой никаких договоров об использовании факсимильных подписей, в налоговой отчетности они не допускаются. По букве закона, даже если налоговая декларация подана, подпись факсимиле плательщика налогов не доказывает подтверждение им представленной информации.

Отрицательные последствия при несоответствии подписей принятым нормам могут возникнуть как у налогоплательщиков, так и у государства.

Факсимильные счета-фактуры

Официально, государственные налоговая инспекция разрешает применение факсимильных подписей на документах при соблюдении условия договоренности сторон. Тем не менее, они утверждают, что счета-фактуры с такими подписями не могут быть допущены к налоговому учету.

Следуя Налоговому кодексу, счет-фактура должен быть подписан руководителем предприятия и главным бухгалтером, или другими людьми, уполномоченными на это приказом или доверенностью. Факсимиле — это штамп, а не личная подпись, поэтому его использование довольно часто вызывает трудности при зачете НДС. Хотя, если покупателю отказывают в вычете НДС, было бы хорошо это оспорить. Но такие судебные разбирательства занимают много времени и требуют немало денег. Так что лучше до возникновения спорных ситуаций не допускать.

Налоговики утверждают, что налогоплательщик не имеет права предъявлять к вычету или возмещению НДС, заплаченный поставщику на основании счета-фактуры с факсимильной подписью. Но при рассмотрении споров, некоторые высшие судьи признавали законность факсимиле на счетах-фактурах, и такая документация была признана годной к налоговому учету.

Как происходит переход на ЕНВД?Читайте также: Последние изменения по единому налогу на вмененный доход (ЕНВД).

Как открыть расчетный счет в банке для ООО: пошаговая инструкция

Как вести кассовую книгу в бумажном виде для ООО и ИП: http://boss-consult.ru/buch/docs/kak-vesti-kassovuyu-knigu.html

Что нельзя подписывать факсимиле

Вот перечень документов, факсимильная подпись которых запрещена на государственном уровне:

  • доверенность;
  • трудовой контракт и другие коллективные документы;
  • вексель;
  • документы публичных правоотношений;
  • финансовые отчеты;
  • первичная бухгалтерская документация.

Тем не менее, есть некоторые исключения. На законодательном уровне допускается применение факсимильных подписей:

  • на чеках, предназначенных для выплаты пенсий;
  • на договорах и доверенностях выданных физическим лицом, не предприятием.

Перечень первичной документации, которую не разрешается подписывать факсимиле:

  • платежные требования и поручения;
  • платежные поручения или заявки на покупки или продажу валюты и банковских металлов;
  • денежные чеки;
  • кассовые документы.

Налоговые нормативно-правовые акты допускают предоставление налоговой отчетности в электронном виде с применением электронных подписей. Но это не относится к другим аналогам личных подписей документов, в том числе факсимиле. Также не допускается подпись факсимиле при заполнении первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур.

Также, чтобы обезопасить себя от значительных финансовых потерь не советуется подпись факсимиле применять при заключении договоров на особо крупную сумму.

Подведем итоги:

Факсимильная подпись может применяться, если существует нормативно-правовой акт, оговаривающий ее использование. Применение факсимильной подписи ограничивается хозяйственными взаимоотношениями между предпринимателями, и то, с некоторыми ограничениями. При административно-налоговых взаимоотношениях применять факсимиле не разрешается.

Правомерность использования факсимиле:

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже:

Полезный материал? Подписывайтесь на обновления портала
по RSS, или следите за обновлениями ВКонтакте,
Одноклассниках, Твиттере или Google Plus.

Получайте обновления прямо на электронную почту: 

Расскажите друзьям! Поделитесь статьей
своим партнерам и друзьям
с помощью социальных кнопок.