Инструкция по заполнению трудовой книжки: образец

Образец заполнения трудовой книжки

Трудовые книжки очень важно вести для каждого человека — это правило обязана соблюдать каждая компания, у которой в подчинении есть сотрудники, и данная норма прописала в Трудовом Кодексе РФ. Особенности заполнения трудовой книжки обычно возлагаются на кадровый отдел, но и иногда и сам руководитель, главный бухгалтер делают это. Обычно у человека одна трудовая книжка, которая находится в предприятии на момент работы человека в нем.

Если человек уходит на другое место работы, то трудовая книжка отправляется вместе с ним: заполнение трудовой книжки должно носить одинаковый характер, должен поддерживаться единый стиль. Именно для этого существуют нормы. В нашей статье мы рассмотрим правильное заполнение трудовой книжки.

Общие правила

Имеется перечень правил, которым необходимо следовать, приступая к заполнению трудовой книжки:

  1. Что касается дат, то они быть строго всегда написаны арабскими цифрами: число и месяц указываются в двухзначном значении, год — четырьмя знаками, такие записи дат касаются абсолютно всех разделов трудовой книжки. К примеру, если сотрудника взяли на работу 6 марта 2015 года, то в трудовой книжке стоит — 06.03.2015;
  2. К чернилам или ручкам предъявляются следующие требования: они должны быть гелевыми или перьевыми, также допускается, что это ручка-роллер, шариковая ручка или световодостойкие чернила. Причем цвет этих пишущих предметов должен быть черным, синим или фиолетовым и никаким другим;
  3. Общие правила заполнения трудовой книжкиВ записях нельзя допускать сокращения предложений и слов: все записи делаются очень аккуратно, без помарок и зачеркиваний, без использования «замазок"-штрихов. Слова сокращать нельзя никаким образом;
  4. Нужно четко давать себе отчет в том, какие сведения будут значится в трудовой книжке, поэтому туда вносятся только: данные о работнике, о выполняемой им работе или о его должности, переводе на другую постоянную работу, об увольнении и о причине увольнения (к примеру, часто пишется словосочетание «по собственному желанию»), указываются сведения о наградах, призах во время работы и т. д. Если за сотрудником замечены нарушения его обязательств, то во врем заполнения трудовой книжки при увольнении они не пишутся, указывается только причина увольнения (если она весомая);
  5. Нормы оформления трудовой книжки гласят о том, что все записи должны делаться государственным языком РФ, а на территории республики, входящей в состав РФ, то на языке данной республики;
  6. Все записи в книжке делаются только на основании соответствующего приказа или распоряжения со стороны руководства компании (это касается каждой информации о сотруднике);
  7. Если работник ходит на работу в компанию свыше пяти дней, то у него должна появиться соответствующая запись в трудовой книжке о том, что он тут работает — это касается тех случаев, если работа для сотрудника является основной. Все записи производятся в трудовой книжке не позднее семи рабочих дней с момента вступления в действие изменений, при увольнении же записи ставятся в тот день, когда человека увольняют;
  8. Каждая запись должна производиться по порядку, занимать свой порядковый номер.
Если в трудовой книжке работника ставится новая пометка, то его необходимо осведомить об этом, а также под пометкой должна стоять его подпись, а также подпись лица, который внес изменения. Подпись владельца трудовой книжки должна стоять под каждой записью, а также на титульном листе.

Как уже упоминалось, ответственность за хранение книжки ложится на работодателя. Он, в свою очередь, может поручить ведение дел другим лицам приказом, разрешающим этому лицу вносить изменения в книжку. Назначать можно не любое лицо, а только то, в обязанности которого по договору входят данные обязанности.

Пошаговая инструкция заполнения

Теперь перейдем непосредственно к практической части — к порядку заполнения трудовой книжки, это будет интересно и работникам и работодателям:

  • при заполнении титульного листа трудовой книжки полностью указывается ФИО работника (кстати, титульный лист чаще всего оформляется на первом месте работы). Данные берутся из паспорта или другого удостоверения личности;
  • далее ставится дата арабскими цифрами, месяц словами писать не стоит;
  • информация об образовании, данные сюда вносятся на основании аттестата или диплома, здесь может стоять пометка: «высшее», «неоконченное высшее», «среднее», «среднее профессиональное»;
  • профессия или специальность из документа об образовании;
  • ставится дата заполнения, указывается текущая (настоящая) дата, причем тут месяц можно написать словами;
  • в соответствующей графе ставится подпись работника;
  • ставится подпись лица, оформляющего документ, обычно это бухгалтер;
  • все сведения снизу заверяются печатью организации.

Сотрудник, проработавший в компании свыше пяти дней, должен иметь запись об этом в трудовой книжке:

  • в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносятся данные о месте работы, здесь пишется полное наименование организации (сокращенное — в скобках);
  • в графе «№ записи» ставится порядковый номер записи;
  • арабскими цифрами указывается дата приема сотрудника на работу;
  • на едином уровне с датой ставится пометка о приеме на работу: если человека нанимают в определенное подразделение компании, то ставится его наименование, указывается точное название должности работника;
  • в графе 4 ставится номер и дата Приказа о приеме на работу.

Стоит отметить, что записи о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку работника по желанию. Если сотрудник об этом не просит, то необходимости нет. Если работник требует, то запись делается в соответствие со всеми правилами заполнения.

Правила заполнения штатного расписания компанииСмотрите также: образец заполнения штатного расписания.

Пример трудового договора найдете здесь.

Как правильно заполнить назначение платежа в платежном поручении: http://boss-consult.ru/buch/money/kak-zapolnit-naznachenie-platezha.html

Информацию об увольнении сотрудника нужно вносить в трудовую книжку своевременно — это очень строгое правило, нарушение которого грозит штрафами для предприятия:

  • в графы ставится порядковый номер и дата увольнения;
  • в графе 3 нужно указать причину увольнения, сделав ссылку на статью Трудового Кодекса, в соответствии с которой произошел факт увольнения;
  • в графе 4 — № приказа, по которому произошло увольнение;
  • запись подытоживается подписью сотрудника и заверяется печатью организации, как и все записи до этого.

Исправление ошибок в трудовой книжке

Ошибки при заполнении трудовой книжкиЕсли в данной документе была допущена ошибка записи, что случается очень часто или, по крайней мере, имеет место быть, то необходимо ее правильно исправить.

И не стоить спешить и зачеркивать записи, так как такой прием заполнения трудовой книжки общие правила запрещают. Поэтому единственный и верный вариант — это признать запись недействительной. Следом же — сделать новую, верную запись.

Пример заполнения

В интернете имеется множество фотографий, повествующих о том, как правильно вносить изменения в трудовой книжке в каждом отдельном случае.

Образец заполнения трудовой книжки:

Образец заполнения трудовой книжки

Стоит помнить о том, что трудовая книжка является документом строгой отчетности, в ней хранится информация о стаже работника и о его трудовой деятельности за весь период работы. Именно поэтому все правила заполнения строго регламентируются Законом. Необходимо внимательно изучать правила, и только потом делать соответствующую пометку.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже:

Полезный материал? Подписывайтесь на обновления портала
по RSS, или следите за обновлениями ВКонтакте,
Одноклассниках, Твиттере или Google Plus.

Получайте обновления прямо на электронную почту: 

Расскажите друзьям! Поделитесь статьей
своим партнерам и друзьям
с помощью социальных кнопок.


Один комментарий
  • Хочу добавить, что отдельным пунктом среди правил стоит выделить заполнение дубликата трудовой книжки. Его обязан завести кадровик в том случае, когда основная трудовая потеряна или каким-либо образом утрачена. Записи в таком случае проставляются на основании справок, которые работник должен самостоятельно собрать с предыдущих мест работы.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

This blog is kept spam free by WP-SpamFree.